Rejestry, ewidencje, archiwa

REJESTRY, EWIDENCJE, ARCHIWA

Rejestry i ewidencje w zakresie nauczania:

Dokumentacja przebiegu nauczania (rozporządzenie MEN z 25 sierpnia 2017 r. i rozporządzenia MEN z 27 sierpnia 2019 r.

 

1.

Księga ewidencji dzieci podlegających obowiązkowi szkolnemu zamieszkałych w obwodzie szkoły.

 

2.

Księga uczniów.

 

3.

Imienna ewidencja wydanych świadectw ukończenia szkoły oraz duplikatów świadectw ukończenia szkoły.

 

4.

Imienna ewidencja wydanych legitymacji szkolnychoraz duplikatów legitymacji szkolnych.

 

5.

Imienna ewidencja wydanych zaświadczeń o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty przekazywanych szkole przez okręgową komisję egzaminacyjną.

 

6.

Rejestr druków ścisłego zarachowania (ewidencja przychodu i rozchodu druków).

 

7.

Wykazy uczniów i ewidencja ich obecności, prowadzone w dziennikach lekcyjnych (w tym dzienniku indywidualnego nauczania), dzienniku zajęć świetlicy, dziennikach innych zajęć (np. zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej, zajęć pozalekcyjnych), dziennikach zajęć rewalidacyjno-wychowawczych dla każdego zespołu, dziennikach indywidualnych zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, księgach arkuszy ocen uczniów, którzy w danym roku szkolnym ukończyli lub opuścili szkołę.

 

8.

Rejestr uchwał rady pedagogicznej.

 

9.

Rejestr zarządzeń dyrektora szkoły.

 

10

Rejestr wydanych zaświadczeń o przebiegu nauczania ucznia.

 

11.

Rejestr wydanych kart rowerowych.

 

12.

Ewidencja osób korzystających z księgozbioru bibliotecznego.

 


Rejestry i ewidencje w zakresie bezpieczeństwa:

Bezpieczeństwo uczniów (rozporządzenie MENiS z 31 grudnia 2002 r., rozporządzenie MEN z 25 maja 2018 r., rozporządzenie MEN z 30 marca 2016 r.)

13.

Rejestr wypadków.

14.

Rejestr wyjść grupowych, z wyjątkiem wycieczek.

15.

Ewidencja wejść na teren szkoły i wyjść (dotyczy osób spoza szkoły).


Rejestry kadrowo-płacowe 

Rejestry i ewidencje szkoły jako pracodawcy

16.

Rejestr zatrudnionych nauczycieli i innych pracowników szkoły.

17.

Rejestr legitymacji wydanych nauczycielom i uprawnionym pracownikom.

18.

Ewidencja zastępstw nauczycieli (tzw. księga zastępstw).

19.

Ewidencja rozliczenia godzin ponadwymiarowych.

20.

Rejestr skierowań na badania lekarskie i zaświadczeń.

21.

Karty czasu pracy pracownika (w tym ewidencja wyjść w godzinach służbowych).

22.

Rejestr wydanych zaświadczeń dla pracowników.

23.

rejestr wydanych delegacji służbowych.

24.

Rejestr wypadków pracowników przy pracy.

 

Rejestry o charakterze administracyjnym i porządkowym

28.

Ewidencja wysłanych zawiadomień o realizacji obowiązku szkolnego przez uczniów spoza obwodu szkoły.

29.

Rejestr skarg i wniosków.

30.

Ewidencja korespondencji wchodzącej i wychodzącej (np. dziennik korespondencyjny).

31.

Księga kontroli zewnętrznych.

32.

Ewidencja upoważnień, w tym do przetwarzania danych osobowych.

33.

Szkolna składnica akt.

34.

Księga druków ścisłego zarachowania.

35.

Rejestr pieczęci i pieczątek.

36.

Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych.


Dokumentacja w zakresie gospodarki materiałowej

Najczęściej stosowane rejestry/ewidencje w zakresie gospodarki materiałowej

37.

Ewidencja środków trwałych (księga środków trwałych) i wyposażenia (kartoteka ilościowo-wartościowa).

38.

Księga zbiorów bibliotecznych.

39.

Książka obiektu budowlanego (m.in. zawierająca wykaz kontroli okresowych dotyczących stanu technicznego obiektu i przydatności do użytkowania, wykaz protokołów odbioru robót remontowych w obiekcie).

 

 

  • Wgląd do dokumentów lub wydanie duplikatu dokumentu możliwe jest po rozpoznaniu na pisemny wniosek osoby zainteresowanej złożony do dyrektora Szkoły w sekretariacie w godzinach pracy.

Informacje zawarte w prowadzonych w Szkole Podstawowej im. K. I. Gałczyńskiego w Węgorzynie rejestrach, ewidencjach i innych dokumentach udostępniane są na pisemny wniosek w godzinach pracy sekretariatu szkoły. Dane mogą być udostępniane na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (tj. Dz. U z 2019r. poz. 1429z poź. zm.) z ograniczeniami ze względu na prywatność osoby fizycznej -ustawa z dnia 10 maja 2018 r.  o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1871) lub innych ustaw, w tym między innymi:

  1. ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020. poz. 1325, 1423) - Dział VII – tajemnica skarbowa,
  2. ustawy  z dnia 10 kwietnia 1974r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz.U. z 2006r. Nr 139 , poz.993 z późn.zm.)
  3. ustawy z dnia 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2005r. Nr 196, poz.1631 z późn.zm.).
 

Dokumenty wytwarzane w Szkole Podstawowej im. K. Ildefonsa Gałczyńskiego w Węgorzynie przechowywane są w archiwum szkoły, zgodnie z zasadami określonymi w  Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. 2011 nr 14, poz. 67).

 

Szkoła posiada szkolną składnicę akt przechowującą dokumentujące pracę szkoły od 1946 r. Odpisy, zaświadczenia, duplikaty wydawane są przez sekretariaty po uprzednim złożeniu podania z prośbą o wydanie odpowiedniego dokumentu. Czas oczekiwania na załatwienie sprawy – 7 dni. Sekretariat czynnyjest od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:30 do 15:30.

 

Dokumenty wytwarzane w Szkole Podstawowej im. K.I. Gałczyńskiego w Węgorzynie przechowywane są w sekretariacie na terenie placówki zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjnej. Informacje o prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach oraz o sposobach i zasadach udostępniania danych w nich zawartych:

Rejestr zmian

Data wprowadzenia dokumentu do BIP: 12 października 2020 15:57
Dokument wprowadzony do BIP przez: Jarosław Regulski
Ilość wyświetleń: 359
12 października 2020 16:03 (Jarosław Regulski) - Zmiana treści zakładki.
12 października 2020 16:02 (Jarosław Regulski) - Zmiana treści zakładki.
12 października 2020 16:02 (Jarosław Regulski) - Zmiana treści zakładki.
więcej »
Zatrzymaj banner przewijany
Dyrektor Szkoły Podstawowej im. K.I.Gałczyńskiego ogłasza konkurs na stanowisko urzędnicze Głównego Księgowego.::Zarządzenie Nr 4b / 2016 Burmistrza Węgorzyna z dnia 29 stycznia 2016 roku w sprawie ustalenia harmonogramu czynności w postępowaniu rekrutacyjnym oraz postępowaniu uzupełniającym do szkół podstawowych znajduje się w aktualnościach::Dyrektor Szkoły Podstawowej im. K.I.Gałczyńskiego ogłasza konkurs na stanowisko urzędnicze Głównego Księgowego.::Zarządzenie Nr 4b / 2016 Burmistrza Węgorzyna z dnia 29 stycznia 2016 roku w sprawie ustalenia harmonogramu czynności w postępowaniu rekrutacyjnym oraz postępowaniu uzupełniającym do szkół podstawowych znajduje się w aktualnościach::